01Köpfe
Wissen, das nirgends steht
Wer seit Jahren im Betrieb ist, beantwortet Fragen, die in keinem Ordner stehen. Geht die Person in Rente, geht das Wissen mit. Bis 2040 erreichen in Deutschland rund 13,3 Millionen Erwerbspersonen das Rentenalter.
Start/KI-Wissensdatenbank
KI-Wissensdatenbank · Wissensmanagement für KMU
Dein Betrieb weiß mehr, als er findet.
Preise, Absprachen, Handgriffe: Das meiste steht schon irgendwo. Nur findet es niemand, wenn es gebraucht wird. Eine KI-Wissensdatenbank beantwortet Fragen aus genau diesen Unterlagen. Sie nennt die Quelle und zeigt jedem nur, was er sehen darf.
Beispiel-Fragefiktive Daten
FrageWelcher Rabatt gilt für Neukunden?
AntwortHöchstens 12 %, beschlossen am 12.06.
QuelleProtokoll der Geschäftsführung
RechteNur Vertrieb und Geschäftsführung
Ausgangslage
Die Antworten gibt es schon. Sie liegen nur verstreut.
02Ordner
Viele Versionen, keine gültig
Preisliste, Richtlinie, Vorlage: oft mehrfach abgelegt, und keine ist als aktuell markiert. Eingescannte Blätter sind für die Suche nur Bilder.
03Postfächer
Zusagen in fremden Mails
Was einem Kunden zugesagt wurde, steht oft in der Mail einer einzigen Person. Ist sie im Urlaub, beginnt die Suche von vorn.
Zahl: Statistisches Bundesamt, Pressemitteilung vom 23.06.2026. Gemeint sind Erwerbspersonen, die bis 2040 das gesetzliche Rentenalter von 67 Jahren überschritten haben werden.
Aufbau
Klein anfangen. Jede Stufe funktioniert für sich.
Wissensdatenbank
Fragen an Handbücher, Preislisten und Richtlinien, die jeder im Betrieb sehen darf. Die Antwort nennt Dokument und Stelle. Findet das System nichts, sagt es das.
- Antwort mit Quelle
- Einarbeitung neuer Leute
- „Nicht gefunden“ statt raten
Mit Rechten
Jeder meldet sich mit seinem Firmenkonto an und bekommt nur Antworten aus Unterlagen, die zu seiner Rolle passen. Gehaltsdaten sieht die Aushilfe nicht, auch nicht mit geschickt gestellter Frage.
- Rechte gelten schon bei der Suche
- Besprechungsprotokolle als Quelle
- Anmeldung mit dem Firmenkonto
Firmengedächtnis
Verbindet die Unterlagen mit aktuellen Daten, etwa aus Kundenverwaltung oder Warenwirtschaft. Beschlüsse werden festgehalten, und das System meldet, was veraltet ist. Mehrere KI-Assistenten greifen auf dasselbe Wissen zu.
- Beschluss schlägt alte Richtlinie
- Aktuelle Daten nur lesend
- Änderungen erst nach Freigabe
Für die meisten Betriebe reicht nach meiner Einschätzung Stufe 1 oder 2. Stufe 3 lohnt sich, wenn im Betrieb schon mehrere Abläufe mit KI laufen.
Voraussetzungen
Wann sich das lohnt, und wann noch nicht.
Passt gut, wenn
- dieselben Fragen jede Woche mehrmals gestellt werden
- das Wissen zumindest teilweise aufgeschrieben ist: Handbücher, Preislisten, Protokolle
- neue Leute lange brauchen, bis sie alles finden
- jemand im Betrieb die Wissensbasis pflegen will
Passt noch nicht, wenn
- fast nichts aufgeschrieben ist. Dann ist der erste Schritt Dokumentieren, nicht KI
- niemand Zeit hat, die Unterlagen aktuell zu halten
- es eigentlich um einen einzelnen Ablauf geht, etwa Angebote oder Posteingang: dafür gibt es die Prozessautomatisierung
- ein Datenschutz- oder Rechtsgutachten gebraucht wird
Vorgehen
Erst prüfen, was schon da ist.
Fit-Check
30 Minuten: Welche Fragen kosten dein Team Zeit, und wo liegt das Wissen heute? Danach weißt du, ob sich eine Wissensdatenbank lohnt.
- Per Video oder vor Ort
- Noch kein Vertrag
- Klare Ersteinschätzung
Wissensinventar
Wir sammeln die Quellen, klären Rechte und Zuständigkeiten und schreiben echte Fragen aus deinem Alltag auf. An ihnen messen wir später, ob das System trifft.
- Quellen und Formate
- Wer was sehen darf
- Fragenkatalog als Maßstab
Aufbau und Test
Wir richten Stufe 1 oder 2 in deiner Umgebung ein und testen mit dem Fragenkatalog. Dazu prüfen wir gezielt, dass niemand Antworten bekommt, die er nicht sehen darf.
- In deiner Umgebung
- Test mit echten Fragen
- Rechte-Test vor dem Start
Pilot und Pflege
Eine Abteilung startet. Wir messen vorher und nachher, wie oft das System richtig antwortet. Eine zuständige Person pflegt die Wissensbasis, und auf Wunsch betreue ich das System weiter.
- Messung vorher und nachher
- Feste Zuständigkeit
- Betreuung auf Wunsch
Arbeitest du mit Microsoft 365, prüfe ich zuerst, ob Microsofts eigener Assistent Copilot mit aufgeräumten Freigaben schon reicht. Dann baue ich nichts dazu. Die Beratung vorab kann das BAFA bis Ende 2026 bezuschussen: so läuft die Förderung.
Kontrolle
Dein Wissen bleibt deins.
01Rechte
Rechte bei der Suche
Die Suche liefert nur, was zur Rolle passt. Gesperrte Unterlagen bekommt die KI gar nicht erst zu sehen, deshalb lässt sie sich auch nicht überreden.
02Ort
In deiner Umgebung
Das System läuft in deinem eigenen Konto, etwa bei Microsoft oder einem Cloud-Anbieter. Für die KI nehmen wir Modelle mit Verarbeitung in der EU.
03Belege
Quelle statt Behauptung
Jede Antwort nennt Dokument, Stelle und Datum. Widersprechen sich zwei Quellen, zeigt das System beide. Ab Stufe 3 sagt es auch, welche gilt und warum.
04Freigabe
Menschen entscheiden
Was sich im Wissen ändert, bestätigt eine zuständige Person. Mehr dazu unter Betrieb und Kontrolle.
Ich beschreibe hier technische Grundsätze und berate nicht zum Datenschutz. Die rechtliche Prüfung liegt bei dir oder deinem Datenschutzbeauftragten.
Aus dem eigenen Betrieb
Ich nutze so ein System selbst.
Mein eigenes Firmenwissen, von Angeboten bis zu Entscheidungen, liegt in einer Wissensbasis. Meine KI-Assistenten antworten daraus mit Quelle.
Ob sie die richtigen Unterlagen finden, prüfe ich mit einer festen Liste von 20 Prüffragen. Seit die sieben wichtigsten Dateien immer zuerst durchsucht werden, landet die richtige Unterlage häufiger unter den ersten fünf Treffern: 88 statt 76 Prozent. Genau diese Art Messung bekommst du auch. Mehr zum KI-Betriebssystem.
Eine Antwort ohne Quelle ist eine Vermutung.
FAQ
Zur KI-Wissensdatenbank, kurz beantwortet.
Was ist eine KI-Wissensdatenbank?
Ein System, das Fragen aus deinen eigenen Unterlagen beantwortet: Handbücher, Preislisten, Protokolle, Richtlinien. Jede Antwort nennt die Quelle. Findet es nichts, sagt es das, statt zu raten.
Wer sieht welche Antworten?
Ab Stufe 2 meldet sich jeder mit seinem Firmenkonto an. Die Suche liefert nur Unterlagen, die zu seiner Rolle passen. Das regelt das System schon bei der Suche, nicht erst eine Anweisung an die KI.
Wo liegen unsere Daten?
In deiner eigenen Umgebung, zum Beispiel in deinem Microsoft-365- oder Cloud-Konto. Für die KI nehmen wir Modelle mit Verarbeitung in der EU. Eine rechtliche Datenschutzprüfung ersetzt das nicht.
Brauchen wir dafür neue Software?
Nicht unbedingt. Wer Microsoft 365 nutzt, hat einen Teil davon schon: Ablage und Rechte. Ich prüfe zuerst, was vorhanden ist, und baue nur, was fehlt.
Wie aktuell sind die Antworten?
So aktuell wie die Unterlagen: Neue und geänderte Dateien liest das System regelmäßig ein. Ab Stufe 3 fragt es Dinge, die sich stündlich ändern, etwa einen Auftragsstatus, direkt in der Warenwirtschaft ab und meldet der zuständigen Person, was veraltet ist.
Was kostet eine KI-Wissensdatenbank?
Das hängt von der Stufe, den Quellen und den Rechten ab. Einen Preis nenne ich nach dem Fit-Check, nicht vorher. Die Beratung vorab kann das BAFA bis Ende 2026 bezuschussen.
Kontakt
Welche Frage kostet dein Team jede Woche die meiste Zeit?
Im kostenlosen Fit-Check klären wir in 30 Minuten, wo das Wissen deines Betriebs heute liegt und ob sich eine Wissensdatenbank lohnt. Wenn nicht, sage ich das.